Kako izračunati strošek tiskanja na stran in celoten strošek tiskalnika

Osnovni strošek črnila ali tonerja na stran ocenite tako, da ceno ustreznega potrošnega materiala delite z njegovim deklariranim izkoristkom. Za celoten strošek dodajte nakup tiskalnika, papir in druge potrebne izdatke v izbranem obdobju. Podatek o številu strani je izhodišče za račun, ne obljuba, koliko boste natisnili doma.

Če iščete tiskalnik s poceni kartušami, preverite več kot ceno ene škatlice. Pomembni so njena zmogljivost, začetna zaloga, vaši dokumenti in dejanske zamenjave. Spodnji postopek pomaga sestaviti uporaben domači izračun ter jasno ločiti ocenjeno porabo od denarja, ki ga morate plačati ob nakupu.

Najprej določite obdobje in število strani

Izberite obdobje, za katero načrtujete stroške, denimo tri leta. Nato ocenite mesečno število natisnjenih strani in delež barvnih izpisov. Upoštevajte tudi kopije, šolske naloge, ponovljene izpise in morebitne preizkusne strani. Če že imate tiskalnik, začnite pri njegovem števcu in preverite, katere izpise zajema.

Letne količine ne sklepajte samo iz najbolj obremenjenega tedna. Obseg med počitnicami in šolskim obdobjem se lahko precej razlikuje. Pripravite običajni in povečan scenarij ter oba označite kot oceni. Tako boste videli, ali rezultat ostane podoben tudi pri drugačni uporabi, brez navidezno natančne napovedi prihodnosti.

Stran v tem računu pomeni eno potiskano stran lista. Desetstranski dokument pri običajnem obojestranskem tisku potrebuje pet listov, vendar ima še vedno deset potiskanih strani. Pri papirju zato štejte liste, pri materialu pa ustrezne izpise. Začetno in končno stanje števca si zapišite skupaj z datumom.

Izračunajte material na stran

Za črno-beli izpis uporabite enačbo: cena nadomestne kartuše ali tonerja / deklarirano število strani = ocenjeni strošek materiala na stran. Pri izmišljeni ceni 30 evrov in izkoristku 1500 strani dobite 0,02 evra oziroma dva centa. To je samo računska ponazoritev, brez papirja, naprave in drugih stroškov.

Preverite natančno oznako materiala in združljivost z napravo. Različici z različno kapaciteto nista ista vhodna podatka, četudi sta videti podobno. Kadar primerjate svoje možnosti, uporabite enako osnovo cene, vključno z davkom in morebitno dostavo. Znesek delite s pripadajočim izkoristkom; oznaka večje kapacitete sama ne zagotavlja nižjega stroška.

Pri barvnem tiskanju ne seštejte deklariranih strani različnih barv v skupno število izpisov. Preverite, ali podatek predstavlja posamezno barvo ali sestavljeni barvni izkoristek. Za grobo oceno lahko seštejete prispevke potrebnih materialov, vendar le ob primerljivih podatkih in jasno navedeni vsebini izpisa. Črna komponenta je lahko potrebna tudi pri barvnem dokumentu.

Kaj deklarirani izkoristek pove in česa ne

Deklarirani izkoristek temelji na določeni preskusni metodi. Standardiziran dokument na navadnem papirju omogoča primerljivo izhodišče, ne predstavlja vseh domačih dokumentov. Razlikujejo se gostota besedila, slike, posamezne barve, nastavitve in način tiskanja. Števila strani za običajne dokumente zato ne prenesite neposredno na polne fotografije.

Pri brizgalnem tiskanju se lahko del črnila porabi za pripravo in vzdrževanje. Začetni material ima lahko drugačen uporabni izkoristek od nadomestnega. Tudi pri tonerju sama količina potiskanih površin ni celotna razlaga porabe. Ne računajte, da dvojna pokritost vedno pomeni natančno polovico strani; za takšno pravilo bi potrebovali ustrezne podatke.

Če podatka o domačem izkoristku še nimate, ga ne nadomestite z izmišljeno meritvijo. Račun označite kot oceno z deklariranimi vrednostmi. Pozneje lahko zabeležite začetni in končni števec ob menjavi, vrsto dokumentov ter uporabljene nastavitve. Enkratno odstopanje še ne pove, kakšen bo dolgoročni strošek pri vseh vaših izpisih.

Zberite tudi stroške, ki niso v kartuši

Pripravite preprost pregled vhodnih podatkov. Za vsak znesek dopišite datum in osnovo, za neznan podatek pa pustite jasno oznako. Prazna postavka ne pomeni, da je strošek nič. Tabela spodaj je delovni seznam, s katerim lahko dopolnite svoj račun.

Postavka	Kaj zapišete	Kaj preverite
Nakup naprave	Celoten plačani znesek	Kaj je že vključeno
Začetni material	Uporabni izkoristek iz dokumentacije	Razliko od nadomestnega
Nadomestni material	Ceno in pripadajoči izkoristek	Oznako, barvo in metodo
Papir	Ceno paketa in število listov	Enostranski ali obojestranski tisk
Druge zamenljive enote	Ceno in predvideno menjavo	Ali so že del kartuše
Energija in storitve	Podatke za izbrano obdobje	Katere postavke so neznane

Nekatere naprave imajo dodatne zamenljive enote, denimo boben ali posodo za odpadni material. Drugje je določena enota vključena v kartušo. Preberite seznam potrošnega materiala konkretne naprave in ne prištevajte istega dela dvakrat. Predvidene menjave naj izhajajo iz dokumentacije in uporabe, ne iz splošne domneve za vse tiskalnike.

Za papir ceno paketa delite s številom listov in rezultat uporabite glede na dejansko porabo listov. Obojestranski tisk lahko zmanjša porabo papirja, vendar dveh potiskanih strani ne spremeni v eno. Energijo vključite z merjenjem ali ustrezno dokumentirano oceno porabe, tudi pripravljenosti. Kadar zanjo nimate podatkov, jo navedite kot izpuščeno postavko.

Ponazoritveni primer: nakupi, poraba in preostanek

Naslednji primer je v celoti izmišljen. Noben znesek ni aktualna ponudba in noben izkoristek ni rezultat preskusa. Predpostavimo tiskalnik za 180 evrov z že vključenim začetnim materialom za 500 strani. V treh letih natisnete 4000 črno-belih strani, vse enostransko. Nadomestni toner stane 30 evrov in zadostuje za 1500 strani; paket 500 listov stane pet evrov.

Po začetnih 500 straneh morate zagotoviti material za še 3500 strani. Dva tonerja bi zadoščala za 3000, zato kupite tri. Zanje plačate 90 evrov in po predpostavkah računa ob koncu ostane material za 1000 strani. Za 4000 enostranskih izpisov kupite osem paketov papirja, kar pomeni 40 evrov in brez preostalega papirja.

Denarni izdatek v obdobju je 180 + 90 + 40 = 310 evrov. Če ga delite s 4000 stranmi, dobite 0,0775 evra oziroma 7,75 centa na stran. To je povprečje navedenih plačil v obdobju, ki vključuje celoten nakup naprave in tudi neporabljen del kupljenega tonerja. Ni zgolj cena nanosa tonerja na papir.

Če želite posebej prikazati pripisano porabo nadomestnega tonerja, je pri istih predpostavkah 3500 × 0,02 = 70 evrov. Razlika 20 evrov predstavlja ocenjeni neporabljeni del kupljenega materiala. Začetnega tonerja ne prištejte kot nov nakup, ker je že v 180 evrih. Njegove ločene vrednosti v tem primeru ne poznamo.

Pri vseh 4000 straneh, združenih v parne obojestranske dokumente, bi v enakem poenostavljenem računu porabili 2000 listov oziroma štiri pakete za 20 evrov. Število potiskanih strani ostane 4000. Ta različica predpostavlja nespremenjen izkoristek materiala; dejanskega vpliva načina tiskanja s tem ne merimo. Lihe dokumente, prazne strani in neuspele izpise bi šteli posebej.

Primer izpušča energijo, popravila, dodatne enote, dostavo in spremembe cen. Ne pripisuje prodajne vrednosti rabljeni napravi in ne zagotavlja, da bo začetni ali nadomestni material dosegel navedeno količino. Njegov namen je pokazati celotne nakupe ter preostanek zaloge, da ju ne zamenjate z natančno domačo porabo.

Iz računa naredite uporabno odločitev

Za proračun uporabljajte dejanske predvidene nakupe: celotne kartuše, pakete papirja in potrebne menjave. Za razumevanje porabe lahko dodatno vodite izračun na stran, z zapisanimi predpostavkami. Oba rezultata sta uporabna, če sta jasno poimenovana. Decimalnega dela kartuše pri nakupu ne morete plačati, preostala zaloga pa po koncu obdobja ne izgine.

Ocenjeni obseg tiskanja preverite še pri nižji in višji količini. Pri majhnem številu strani ima nakup naprave v povprečju na stran večji delež. Pri večjem številu postane pomembnejša poraba materiala, lahko pa se pojavijo dodatne menjave. Če vas še čaka izbira tehnologije, preberite vodnik laserski ali brizgalni tiskalnik.

Shranite račune, datume menjav in odčitke števca. Ob koncu obdobja dopišite, koliko kupljenega materiala je ostalo, ter ločite običajne dokumente od fotografij. Naslednjo oceno nato popravite s svojimi podatki. Tako dobite pregled stroškov za svoj način uporabe, ki je precej uporabnejši od same cene najcenejše kartuše.

Kako voditi evidenco brez zapletenih preglednic

Za vsako menjavo v zvezek ali preglednico vpišite oznako materiala, plačani znesek, datum in stanje števca. Ločeno vodite nakup papirja ter število listov v paketu. Če kartušo zamenjate zaradi težave ali neustreznega izpisa, zapišite razlog. Tak nakup je dejanski izdatek, čeprav ni izkoristil celotne predvidene zaloge; za naslednjo oceno je ta razlika pomembna.

Kadar se barve porabljajo ob različnih datumih, ne razdelite vsakega nakupa z istim številom vseh strani in ne seštejte rezultatov brez preverbe obdobij. Za pregled denarja najprej seštejte nakupe znotraj skupnega časovnega okna, nato popišite začetno in končno zalogo. Natančno razdelitev porabe po posameznih vrstah dokumentov naredite samo, če zanjo dejansko imate podatke.

V proračunu lahko ob izračunanih nakupih dodate posebej označeno rezervo za nepredvidene izpise ali stroške. Višino določite glede na svoje okoliščine; to ni izmerjena poraba in je ne predstavljajte kot tehnično lastnost naprave. Ko dobite nove podatke, posodobite datum ocene ter shranite prejšnjo različico za razumljivo primerjavo.